A presente Política de Segurança da Informação da EthQuo – Ethical Quotient Serviços de Compliance e Tecnologia Ltda. (“EthQuo”) dispõe sobre:
Não abrimos mão de um comportamento empresarial ético em todos os aspectos da nossa atuação profissional. Para maiores informações sobre nossos compromissos, políticas e diretrizes, consulte o nosso Código de Conduta em www.ethquo.com.
A EthQuo é uma empresa de tecnologia dedicada a apoiar as organizações no cumprimento de normas legais, regulamentos e políticas internas relativas à pesquisa e avaliação de informações sobre contrapartes de negócios (fornecedores, clientes, parceiros etc.) e terceiros em geral, que possam representar riscos de ordem patrimonial, reputacional, criminal ou regulatória para a empresa e seus administradores.
Essas normas legais, regulamentos e políticas internas formam o arcabouço de regras que norteiam as práticas de diligência prévia (due diligence) de integridade de terceiros em geral, e são usualmente designadas por expressões como: levantamento de antecedentes de integridade, background check, Know Your Customer (KYC), Know Your Partner (KYP), dentre outras. Pela importância que alcançaram na proteção de valor das organizações, os processos de diligência de integridade de terceiros são considerados um dos mais significativos pilares das práticas de conformidade e, com efeito, têm sido fundamentais para a contínua evolução ética nos ambientes de negócio.
Os investimentos que fazemos em soluções para suportar os processos internos de background check, KYC e outras práticas de diligência de integridade de terceiros de nossos clientes são orientados pelo uso de tecnologia de ponta e técnicas robustas de segurança da informação, com vistas a sustentar o cumprimento (compliance) de normas, regulamentos e políticas internas de governança de forma efetiva, apoiando as organizações em seu compromisso com a conformidade.
Como empresa de tecnologia do segmento de compliance, temos orgulho da contribuição que damos para as práticas que promovem a ética nos negócios, em busca de um mundo cada vez melhor. Se você, leitor, quiser saber um pouco mais sobre como nossas ferramentas suportam e dão efetividade às práticas de compliance de integridade de terceiros em nossos clientes, por favor nos procure através do e-mail contato@ethquo.com.
Fazemos referência à EthQuo através do uso de termos tais como “site”, “nós”, “nosso”, “conosco”. Palavras tais como “você”, “seu” e expressões similares referem-se a nossos clientes, a usuários de nossa tecnologia atuando em nome de nossos clientes, a visitantes em nosso site ou a outros titulares de dados.
Os usuários de nossa tecnologia operam com base nas condições contratuais firmadas entre a EthQuo e nossos clientes e, por conseguinte, todos os usuários aderem às condições descritas a seguir, que compõem a nossa Política de Segurança da Informação. Por essas razões, se você for usuário dos produtos EthQuo, por favor, leia com atenção a presente Política de Segurança da Informação. Se houver quaisquer questões, procure-nos através do e-mail contato@ethquo.com.
Para os fins desta Política de Segurança da Informação, consideramos como “informação” toda base de conhecimento, conteúdo, mensagens trocadas, processo ou fato existente, em meio físico ou digital, que sejam de interesse ou que estejam de posse da EthQuo. Este conceito inclui quaisquer dados, materiais, procedimentos, especificações, inovações, atributos técnicos, modelos, projeções ou documentações de qualquer espécie que guardem conexão com o negócio da nossa empresa, bem como dados obtidos no curso normal da prestação de serviços a nossos clientes, mantidos sob nossa custódia por força contratual.
A informação gerada originariamente pelas atividades operacionais da EthQuo, ou derivada de clientes ou terceiros, é protegida contra acesso e compartilhamento não autorizados de qualquer espécie e não é utilizada para nenhuma finalidade de marketing ou de qualquer forma comercializada. Tal informação é empregada no estrito atendimento aos nossos clientes, nos termos dos serviços acordados nos respectivos contratos. Para mais informações sobre nossas diretrizes e práticas de proteção de dados, consulte a nossa Política de Privacidade de Dados, em www.ethquo.com.
As atividades que envolvam geração, utilização, armazenamento, manutenção, distribuição e deleção de informação em quaisquer ambientes operacionais da EthQuo, físicos ou digitais, devem manter coerência com nosso propósito empresarial, nossos valores e práticas descritas em nosso Código de Conduta, devendo ser sempre adequadamente documentadas.
A Administração da EthQuo se reserva no direito de inspecionar e analisar informações mantidas ou armazenadas em quaisquer de seus ambientes físicos, digitais e em equipamentos de uso operacional. O compartilhamento de informações físicas ou digitais em âmbito interno na EthQuo ou com interlocutores externos de quaisquer espécies deve ser feito com o uso de recursos seguros.
A informação interna da EthQuo (de natureza comercial, de cadastro, técnica ou administrativa) será armazenada digitalmente pelo tempo requerido pela legislação em vigor. A informação de natureza operacional, resultante da prestação dos nossos serviços a clientes, será armazenada pelo prazo de duração dos respectivos contratos, sendo excluída em curto período de tempo após o término da contratação, para minimizar eventuais riscos de violação de privacidade de nossos clientes, ou de terceiros que tenham sido objeto de pesquisas de diligência prévia ou outros processamentos com o uso de soluções EthQuo.
O armazenamento das informações – interna e operacional – observa recursos e técnicas apropriadas e tem proteção contra sinistros, acessos não autorizados e perda definitiva de dados causada por incidentes, incluindo back-ups de ambientes, aplicações e bases de dados, infraestruturas redundantes, dentre outras.
A EthQuo utiliza servidores de firewalls, servidores de acesso à internet, serviços anti-spam, ferramentas antivírus e antimalware para proteção e controle da informação e de sua rede de comunicação interna e externa.
Caso terceiros externos à EthQuo (por exemplo, prestadores de serviços, auditores e outros) venham a ter acesso aos nossos sistemas e/ou à informação nele armazenada, sua atuação deverá ser na menor extensão e prazo possíveis, observando apenas o necessário para atendimento a demandas operacionais da EthQuo, a alguma solicitação específica previamente acordada com nossos clientes ou à determinação formal de alguma autoridade, sempre com registro da trilha de utilização, com documentação adequada e com estrita observância das diretrizes previstas nesta Política de Segurança da Informação.
As aplicações EthQuo compõem o acervo de propriedades intelectuais da empresa e, quando aplicável, são registradas no INPI. Reservamo-nos todos os direitos a respeito de qualquer tecnologia associada a nossos serviços e plataformas digitais. Todos os ativos de informação originários da EthQuo constantes em nosso site ou distribuídos por quaisquer mídias (físicas ou digitais), incluindo demonstrações de funcionamento (“demos”), da nossa tecnologia, conteúdos, opiniões, compilações de dados para apresentações, documentos sobre aspectos funcionais ou de design de nosso software, informações institucionais sobre nós e nossa forma de atuação profissional, dentre outros, são de propriedade da EthQuo, e são protegidos pela lei de direitos autorais e, quando aplicável, pelas normas de registro de propriedade intelectual. Quando fizermos menção a algum material ou conteúdo não originado na EthQuo, sempre indicaremos a respectiva fonte e buscaremos, quando necessário, autorização prévia do respectivo titular.
As atividades de desenvolvimento das aplicações da EthQuo são realizadas em ambientes específicos e separados dos ambientes de produção, seguindo boas práticas de documentação, sustentadas em artefatos e registros de códigos-fonte e objetos em geral em repositório seguro, e que permitam que nossos sistemas sejam rapidamente recuperados, se necessário.
As aplicações não proprietárias somente serão instaladas em equipamentos da EthQuo e utilizadas por nossos sócios, prepostos, empregados ou terceiros contratados pela empresa mediante licença de uso firmada em nome da nossa empresa e com observância dos procedimentos de cópia (download) e das regras de utilização acordadas com a entidade proprietária do software.
A Diretoria de Tecnologia da EthQuo, na pessoa de seu Chief Technology Officer (CTO), é responsável por estabelecer políticas de perfil de acesso e de uso dos sistemas proprietários da nossa empresa e de terceiros, compatíveis com os atributos funcionais e responsabilidades dos respectivos usuários. Os acessos e atividades realizados pelos usuários dos sistemas proprietários EthQuo e de terceiros serão monitorados e testados, para detecção e prevenção de fraudes ou danos acidentais aos sistemas e bases de dados.
É também responsabilidade da Diretoria de Tecnologia estabelecer um plano e executar atividades que garantam que o uso projetado dos sistemas e das infraestruturas digitais que os suportam é compatível com as demandas e outros requisitos de usuários internos, externos e clientes, considerando aspectos de disponibilidade, tráfego, performance, condições de acesso e usabilidade.
“Esta mensagem e seus anexos podem conter informações confidenciais, privilegiadas, de divulgação restrita ou com dados pessoais sensíveis, cujo sigilo é protegido por lei. Caso a mensagem tenha chegado ao seu conhecimento por engano ou erro do remetente, não utilize o conteúdo, anexos, informação ou contexto da mensagem recebida para nenhum fim; em o fazendo, você poderá estar incorrendo em uso indevido de informações privadas. Solicitamos, gentilmente, que apague a mensagem e avise imediatamente ao remetente. O conteúdo desta mensagem e seus anexos não representam necessariamente a opinião e a intenção da EthQuo, não implicando em qualquer obrigação ou responsabilidade imediata da nossa parte.
This message and its attachments may contain information that is confidential, privileged, protected from disclosure or with sensitive personal data, which secrecy is protected by law. If you are not the intended recipient of this message, do not utilize its content, attachments, information or context for any purposes; otherwise, you may incur in unauthorized usage of private information. We kindly ask you to delete the message and immediately report the incident back to the sender. The content of this message and its attachments does not necessarily represent the opinion and the intention of EthQuo, therefore it shall not imply any immediate obligation or liability falling upon our company.”
A EthQuo mantém um plano de continuidade do negócio (Business Continuity Plan – BCP), contemplando a recuperação e restauração de processos críticos, com foco nos níveis de serviços a clientes, relacionamentos com autoridades e fluxo financeiro de pagamentos e recebimentos.
O BCP deverá ser acionado em situações de indisponibilidade do ambiente sistêmico e outros recursos-chave que suportem a informação e as aplicações operacionais, proprietárias ou de terceiros, que dão sustentação ao negócio.
A Diretoria de Tecnologia é responsável pela concepção, implementação e testes do BCP aprovado. O plano será periodicamente revisado, no mínimo em bases anuais, com vistas a assegurar sua atualidade e efetividade, dando especial atenção a novos processos, interdependência entre sistemas, contratos, nível de serviço acordado com clientes em geral e fornecedores críticos, capacitação das equipes de operação, histórico de eventos e boas práticas divulgadas.
A Diretoria de Tecnologia é responsável por elaborar, publicar e revisar o plano de resposta a incidentes de cibersegurança.
O plano deve detalhar as etapas de investigação, entendimento e resposta a serem cumpridas imediatamente após identificado ou reportado um incidente. O plano deve também incluir a caracterização do incidente, seus potenciais impactos e medidas remediativas em curso e outras a serem aplicadas, bem como um protocolo de comunicação com terceiros (clientes, fornecedores, titulares de dados, entidades, autoridades etc.) potencialmente afetados.
Os sócios, prepostos, empregados e terceiros contratados pela EthQuo são responsáveis por reportar prontamente à Diretoria de Tecnologia sobre qualquer evento, situação ou fato ocorrido ou suspeito, que possa caracterizar incidente relacionado com segurança da informação ou violação das diretrizes e práticas previstas nesta Política.
Qualquer outra pessoa que tome conhecimento de evento, situação ou fato ocorrido ou suspeito, que possa caracterizar incidente relacionado com segurança da informação ou violação das diretrizes e práticas previstas nesta Política, poderá reportá-lo através do e-mail contato@ethquo.com, sob a referência “Segurança da Informação”.
A Diretoria de Tecnologia será responsável por aplicar treinamento sobre Segurança da Informação, incluindo o conteúdo desta Política, mantendo-o permanentemente atualizado. As sessões de capacitação deverão contemplar workshops para aferição de conhecimento, devendo ser ministradas a todos os sócios, prepostos, empregados e terceiros contratados pela EthQuo ao menos uma vez por ano.
O material de treinamento deve ser mantido atualizado e disponível para consulta dos sócios, prepostos, empregados e terceiros contratados pela EthQuo, a qualquer momento. Novos sócios, prepostos, empregados ou terceiros, quando admitidos ou contratados por nossa empresa, deverão obrigatoriamente se dedicar a uma sessão de autoinstrução, tendo como base o material do treinamento.
Todas as diretrizes e práticas previstas nesta Política de Segurança da Informação são de observância obrigatória por parte dos sócios, prepostos, empregados e terceiros contratados pela EthQuo.
As condutas previstas na presente Política ou esperadas em razão de suas diretrizes devem prevalecer para além do término das relações contratuais entre a EthQuo e seus sócios, prepostos, empregados e terceiros contratados pela empresa, devendo os respectivos instrumentos contratuais dispor sobre tal condição, quando não decorra diretamente de texto de lei, bem como prever penalidades aplicáveis em caso de descumprimento.
Em caso de modificação dos termos constantes na presente Política de Segurança da Informação, publicaremos as respectivas alterações em nosso site e manteremos as versões anteriores arquivadas, para leitores interessados poderem compará-las.
Ao manter uma relação profissional, comercial ou institucional com a EthQuo, você deverá atuar com observância das diretrizes contidas nesta Política de Segurança da Informação.
Na eventualidade de alguma diretriz contida nesta Política de Segurança da Informação se tornar inválida, em virtude de conflito com alguma lei que venha a ser instituída ou outras razões, as demais disposições continuarão em pleno vigor e efeito.
A interpretação, conformidade e aplicação desta Política de Segurança da Informação serão regidas pelas leis federais do Brasil e todos os nossos serviços devem ser considerados como prestados no território brasileiro. Em caso de discussão judicial, deverá ser utilizado o foro da justiça da Cidade de São Paulo, Estado de São Paulo, prevalecendo sobre qualquer outro, independentemente do motivo.
Os títulos que adotamos nas seções desta Política de Segurança da Informação têm a finalidade de oferecer uma indicação conveniente dos conteúdos nelas contidos, mas o significado ou a interpretação de quaisquer de suas disposições não depende do título que adotamos, e sim dos textos transcritos nas respectivas seções.
Para devida publicidade, esta Política de Segurança da Informação estará disponível digitalmente no site da EthQuo (endereço eletrônico www.ethquo.com).
A EthQuo protege a informação e os sistemas por ela mantidos.
Raise your company’s ethical quotient
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Data | Causa da atualização | Resumo das alterações |
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22 de junho de 2022 | Criação | Não aplicável. |
29 de agosto de 2022 | Atualização | Correções de erros ortográficos e gramaticais. |
4 de abril de 2023 | Correções | Correções em termos técnicos e ajustes visuais. |
Problema de LGPD? Fale com nosso DPO em dpo@ethquo.com.
Problemas éticos? Encaminhe uma denúncia em denuncia@ethquo.com.